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Diventa più produttivo ed il tuo business ti ringrazierà

Business digitale

La domanda dell’anno è “Come si fa ad essere più produttivi?” e le risposte variano di persona in persona. Oggi voglio proporti il mio punto di vista e ciò che per me ha funzionato e soprattutto quali di questi step ha permesso di migliorare la mia produttività.

Ho riassunto e suddiviso tutto in 15 punti proprio per farti comprendere subito con un colpo d’occhio tutti i passaggi che mi hanno portata ad essere più produttiva.

Essere più produttivi ed efficienti ci porterà a migliorare prima di tutto la nostra vita perché ci renderà più sereni e meno stressati, e ci aiuterà a migliorare il nostro business o lavoro che sia.

1 Alzati un po’ prima

Sono stata una programmatrice nottambula seriale, per anni. E questo non mi ha fatto diventare nè più ricca nè più produttiva. Di mattina non riuscivo ad alzarmi e non vedevo il sole, di pomeriggio iniziavo la mia giornata.

Con gli anni ho modificato, pian pianino, l’orario in cui mi alzavo. Certo, se ti alzi alle 10 del mattino non puoi pretendere di botto di alzarti alle 5. Ogni settimana procedi a piccoli passi e scegli consapevolmente di alzarti un po’ prima ogni giorno.

Non è scritto da nessuna parte che devi obbligatoriamente alzarti alle 5 del mattino. Puoi alzarti anche alle 7, l’importante è che ti alzi prima di quanto tu sia solito fare.

C’è un motivo se il libro “The miracle morning” a detta di tutti sia un toccasana per la vita e per il lavoro. Ti consiglio di leggerlo, non te ne pentirai di sicuro. Quel che ti propone l’autore è di alzarti prima delle 8 e così facendo trasformerai la tua vita. Eccoti il link del libro, lo trovi sia cartaceo che in formato kindle.

P.S. Un trucchetto banalissimo per riuscire ad alzarsi un po’ prima è quello di andarsi a coricare prima. Le prime sere non riuscirai ad addormentarti, ma arriverà il giorno in cui crollerai dal sonno.

2 Scegli la tua routine mattutina

La chiamano Morning Routine ed in pochissime parole la possiamo definire come abitudini della mattina.

Stabilisci delle attività da svolgere durante la prima ora di risveglio. Si tratta di fare quelle 4/5 cose ogni giorno, per ogni settimana, per ogni mese, fin quando queste diventino delle vere e proprie abitudini.

Sempre ricollegandomi al libro di cui ti ho precedentemente parlato, The Miracle Morning, l’autore divide la sua routine in 6 parti: 1 Silenzio, 2 Affermazioni, 3 Visualizzazione, 4 Esercizio, 5 Lettura, 6 Scrittura.

La mia morning routine è:

  • svegliarmi prima delle 7
  • togliermi il pigiama e vestirmi
  • bere un bicchiere di acqua con limone
  • leggere qualche pagina di un libro
  • fare degli esercizi fisici
  • fare colazione

Proverò nelle prossime settimane a fare qualche minuto di concentrazione e di meditazione, che mi risulta un po’ difficile in certi periodi.

3 Fai almeno 10 minuti di esercizi

10 minuti per qualcuno potrebbe essere una barzelletta eppure, per le persone altamente prigre e che non fanno esercizi fisici dall’ora di educazione fisica delle scuole superiori, questi 10 minuti fatti ogni giorno sono un vero e proprio passo in avanti.

Come già accennato, io dedico qualche minuto di attività fisica ogni mattina, durante la prima ora in cui mi alzo dal letto. Un paio di squat e addominali, e via, si comincia la giornata!

4 Colazione ogni mattina

Questi punti poi li andrò a stampare ed incollare nella mia bacheca personale, accanto alla mia postazione di lavoro. Te lo dico perché non siamo tutti perfetti ed a volte capita che questi buoni propositi rimangano tali. Mi capita talvolta di saltare la colazione ed arrivare dritta al pranzo. Dunque la colazione, e lo dicono tutti gli esperti di nutrizione, non deve essere saltata!

5 Dividi il lavoro in piccole task

Il “segreto” per essere più produttivi durante la giornata lavorativa è quello di fare una panoramica generale dei compiti che dobbiamo portare a termine e suddividerli in piccole task di 30 minuti.

Ne ho parlato in modo esaustivo nel post sulla gestione del tempo, indicando anche quali applicazioni possono esserti d’aiuto per la pianificazione del tempo e la gestione delle task.

Di giorno in giorno assegnati delle task e, a fine giornata, fai il resoconto del tuo programma e verifica se sei riuscito a portare a termine tutte le task, in caso contrario cerca di capire cosa ti ha ostacolato (interruzioni, chiamate, email, social).

6 Stabilisci le priorità e delega

Stabilisci quali sono le task prioritarie e quali invece possono essere svolte successivamente.

Rifacendomi al grafico di Eisenhower, possiamo dividere le nostre task in 4 parti:

  1. Task prioritarie ed importanti
  2. Task secondarie ed importanti
  3. Task prioritarie e non importanti
  4. Task secondarie e non importanti

Nel primo caso si trovano tutte quelle task su cui dobbiamo lavorare immediatamente e che dobbiamo depennare prima di ogni altra task. Al secondo punto abbiamo le task dotate sempre di una certa importanza, ma che possono aspettare.

Arriviamo al terzo caso in cui ci sono delle task che vanno fatte subito ma non richiedo per forza la nostra presenza e sono proprio queste task che ci stanno risucchiando il nostro tempo e le nostre energie, dunque dobbiamo delegarle a qualcun’altro. Infine arriviamo alle task secondarie non importanti che possiamo tranquillamente cancellare dai nostri impegni.

7 Prima le task-rotture

Abbiamo definito quali sono le task prioritarie che dobbiamo svolgere immediatamente, adesso parliamo con quali task iniziare la nostra giornata lavorativa. Chiaramente questo discorso calza a pennello anche per il tuo tempo libero o per le tue giornate di ferie; è un ragionamento che puoi applicare alla tua vita sempre ed in qualunque momento.

Io le chiamo task-rotture perché sono quegli incarichi che dobbiamo svolgere personalmente e di cui non ne abbiamo per niente voglia. Sono quelle task che al sol pensiero ci viene il mal di testa e vorremmo prenderci la giornata libera!

Inizia la tua giornata eseguendo al task più antipatica e stressante che hai in calendario. Dopo averla cassata dalla tua lista, ti sentirai più leggero e potrai andare avanti.

8 Elimina le distrazioni

Ciò che ostacola maggiormente la tua produttività sono le molteplici distrazioni che derivano soprattutto dal mondo digitale.

Ho dedicato un capitolo al significato del minimalismo digitale e di come può esserci d’aiuto con la nostra produttività. Volendo riassumere alcuni concetti, posso dirti che i nemici principali della tua produttività sono i social e lo smartphone.

Quando stai per iniziare la tua attività, assicurati di aver messo in modalità silenzioso il tuo smartphone oppure di aver disattivato tutte le notifiche provenienti dai social network.

9 Stop alle telefonate senza appuntamento

Evita di essere raggiungibile tutto il giorno al telefono, fissa degli appuntamenti in anticipo e raggruppali in un determinato giorno. Ricevendo telefonate di continuo, perderai sempre il filo di quello che stai facendo e bloccherai di fatto la tua produttività.

10 Scegli quando leggere le email

Non so tu, ma io quando apro Thunderbird mi ritrovo con mille email a cui far fronte. C’è la mail del cliente X che ha un’urgenza non urgente, la mail del cliente Y che ha in mente un nuovo progetto da portare a termine entro ieri, la newsletter del giorno 2, 3, 4 della sfida dei 10 giorni di Tony Robbins (tratto da una storia vera), poi c’è la newsletter di marketing, la newsletter di crescita personale, e così via…

Mentre possiamo accantonare le newsletter e leggerle in un secondo momento, quelle di lavoro spiccano fra tutte e ci sentiamo obbligati a leggerle subito perché “e se è urgente e non rispondiamo entro subito?“.

Leggere di continuo le email rallenta la nostra produttività. Scegliamo due momenti della giornata in cui leggere le email. Ad esempio potremmo aprire la posta elettronica per la prima volta ad inizio giornata, per poi riaprirla una seconda volta a metà mattinata o a metà giornata.

11 Organizza il tuo tempo

Chi lo dice che lavorare di più significa raggiungere più traguardi? Talvolta è soltanto questione di organizzazione.

  • Hai mai contato le ore effettive di lavoro?
  • Hai mai organizzato per filo e per segno le tue attività?
  • Sai sempre quali sono gli obiettivi del giorno da raggiungere?

Se la risposta è no, allora ti consiglio di riappropriarti del tuo tempo. Inizia a suddividere il lavoro in tante piccole task (vedi num. 5 “Dividi il lavoro in piccole task“), riportale all’interno del calendario assegnandogli una data.

Lo scopo di organizzare il lavoro è quello di avere ogni giorno degli obiettivi (in questo caso task) da portare a termine. Suddividendo il lavoro in task avrai modo di capire quanto tempo ci vuole per portarlo a termine. In più, ogni giorno, saprai sempre esattamente cosa fare e smetterai di saltellare da un’attività all’altra.

Per approfondire l’argomento, leggi il capitolo “Organizza un calendario settimanale“.

12 Lascia dei momenti liberi

Durante l’organizzazione del tuo calendario giornaliero non fare l’errore che in molti commettono all’inizio, cioè quello di riempire tutti gli spazi.

Essere produttivi non significa strafare, dunque lascia liberi alcuni momenti liberi della tua giornata. Lascia un momento per cazzeggiare, un momento per riposare, un momento per leggere, un momento di guardare un’episodio della tua serie tv preferita.

Avere l’agenda piena senza un’ora libera ti farà sentire oppresso, al contrario, se lasci una o due ore libere durante la giornata, ti sentirai meno carico.

13 Stop al multitasking, fai una cosa alla volta

Non confondere il multitasking con il multipotenziale. Il primo fa tante cose nello stesso momento, mentre il secondo ha tanti interessi e fa tante cose ma in momenti diversi e ben organizzati.

Uno dei tanti benefici della pianificazione della giornata è proprio quello di sapere sempre quali attività svolgere e, soprattutto, precisamente in quale ora. In questo modo non dovrai fare tante cose contemporaneamente.

Il multitasking è pericoloso per la produttività perché rischi di iniziare più attività e non completarne nemmeno una.

14 Scegli un flusso continuo

Se stai lavorando a più progetti, la cosa migliore sarebbe dividere i progetti in giornate (oltre che successivamente in micro task).

Per esempio il Lunedì ti occuperai del blog, il Martedì ti prenderai cura della pagina Instagram sull’argomento X, il Mercoledì lavorerai sull’email marketing.

Quando segui progetti, prova a seguire un flusso continuo e dedicare una giornata lavorativa intera su un progetto. In questo modo non rischierai di saltellare da una task all’altra di progetti differenti.

15 Non procrastinare

Sulla procrastinazione ci vorrebbe un articolo a parte, però volendo riassumere posso dire che uno dei modi per essere più produttivi è quello di non rimandare un’attività all’infinito.

Facile no? No. Come tutte le cose, bisogna mettersi di impegno.

Ciò che dovresti fare è di segnarti nel calendario tutte quelle attività che tenti a procrastinare. Scegli un momento della settimana da dedicare a quelle task che più ti affliggono, una alla volta prova a depennarle dalla tua lista.

Se l’attività che stai procrastinando ti mette a disagio, ti causa problemi, di mette ansia e stress e vorresti farla solo per compiacere qualcuno, allora decidi di cancellarla dall’elenco delle tue task. Scegli quello che è meglio per te.

Conclusione

In questo articolo ho parlato di come esserre più produttivi attraverso un percorso stilato da 15 punti. Inoltre ho raccontato come gestire il tempo per essere più efficienti e quindi più produttivi.

Quali di questi punti hai già utilizzato in passato? E quali di questi punti invece fatichi a farne uso? Rendimi partecipe del tuo percorso scrivendomi una mail.

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