Come organizzo il mio lavoro da freelancer: strumenti e pianificazione

Hai preso la strada della libera professione e ad un certo punto ti ritrovi per una selva oscura, ché la diritta via è smarrita. Non preoccuparti perché ci siamo passati tutti: ciò che ti serve è fare il punto della situazione ed organizzare al meglio il tuo lavoro da freelancer.

Il lato oscuro del lavoro da freelance è che spesso e volentieri ci si ritrova a lavorare completamente in solitudine, non avendo quindi la possibilità di ricevere pareri ed indicazioni sui metodi di lavoro.

Per chi non ha mai avuto un’esperienza pregressa in agenzia, potrebbe risultare ancora più difficile districarsi tra il lavoro vero e proprio e tutte quelle attività – fondamentali – che girano attorno.

Oggi voglio farti un piccolo disclaimer prima di rivelarti le mie tecniche organizzative:

Non si smette mai di ottimizzare e migliorare la qualità del proprio lavoro.

In Giappone hanno un nome specifico per questa filosofia: kaizen.

Il termine significa “miglioramento continuo” ed è applicabile sia al business che ad un prodotto o servizio.

Tutto ciò per dirti che con il tempo imparerai dalle tue esperienze e riuscirai a creare un metodo organizzativo che calzi a pannello con la tua attività.

Assegnare un tempo specifico ad ogni attività

Prima ti accennavo al fatto che alcune attività esulano dalla messa in pratica del lavoro.

Attività come fatturazione, creazione del preventivo, formazione sono tutte indispensabili per metterti in condizioni di lavorare. Anche il marketing è un aspetto della tua attività da non trascurare.

Senza un preventivo, piuttosto che una sales page, scritto ad hoc sarà più difficile convertire l’utente in un cliente. Senza formazione non potrai migliorare il tuo lavoro e non conoscerai i nuovi aggiornamenti avvenuti nel tuo settore.

Ecco perché per me è importante ritagliare del tempo per ognuno di queste attività e metterle a calendario.

Ciò significa che ho creato un blocco di tempo da dedicare alla mia formazione sul digital marketing; ho anche impostato un limite di volte in cui leggere e rispondere alle email ogni giorno. Inoltre, ogni settimana, dedico un lasso di tempo specifico al lato burocratico (tasse, fatture, commercialista) della mia attività online.

Quello che ho imparato nel tempo è di non fiondarmi subito davanti al pc appena alzata, ma di dedicare del tempo di qualità a me stessa. Ogni giorno pratico la morning routine che non è altro un termine per riepilogare quello che faccio nella prima ora del mattino: skin care routine, colazione, lettura libro, journaling e/o scrittura diario. La morning routine è un modo efficace per migliorare la produttività.

Io non utilizzo calendari cartacei perché ho la necessità di appuntarmi eventi e promemoria in qualunque momento della giornata, anche quando l’agenda non è con me. Per questo motivo, ormai da diversi anni, utilizzo Google Calendar.

Ad ogni blocco di attività (morning routine, progetti personali, progetti clienti, formazione, ecc…) assegno un colore univoco in modo tale da riuscire a riconoscere subito l’attività, anche senza dover leggere l’etichetta. Ad esempio associo il colore rosso alla mia formazione personale.

Organizzare un’area di lavoro per il cliente

Se sei all’inizio, non hai ancora un metodo di lavoro. Ma anche se dovessi aver accumulato un po’ di esperienza, potresti aver bisogno di rivedere il tuo metodo lavorativo da freelancer.

Prima di iniziare a lavorare su un progetto, mi assicuro di creare una mappa con tutte le tappe da raggiungere.

Per l’organizzazione di un progetto online utilizzo Asana: è un’applicazione con cui creare checklist, piani editoriali, calendari editoriali, road map, raccoglitori di idee.

All’interno della mappa inserisco tutte le task da portare a termine per far sì che il progetto venga inteso come concluso.

Questa mappa serve sia per chi crea un prodotto che per chi desidera mettere su un servizio.

Ad esempio, se stai offrendo una consulenza, ci saranno sicuramente dei passaggi comuni che ripeti ogni singola volta, magari tratterai alcuni argomenti specifici ogniqualvolta.

Se invece stai creando un prodotto, puoi fare l’elenco di tutti i passaggi che ti servono: registrazione video, creazione materiale, pubblicazione nella piattaforma, ecc… Sotto ad ogni singola task principale, aggiungi le task secondarie.

Esempio

  • Registrazione video
    • Video 1
    • Video 2
    • Video 3
  • Creazione materiale
    • Slider
    • PDF
    • grafici
  • Pubblicazione nella piattaforma
    • Creazione corso
    • Upload video
    • Inserimento descrizioni
    • Upload materiale
    • Impostazione sistema pagamenti
    • Test

Organizza il tuo lavoro in maniera tale che non ci possano essere dubbi.

Avere un metodo di lavoro significa avere sempre una mappa a disposizione che ti indica la strada da seguire.

In questo modo non dovrai più perdere tempo a pensare “Adesso cosa devo fare? Qual è la prossima task da fare?” ed inoltre eviterai di dimenticare di mettere in pratica alcune azioni importanti per il progetto.

Per migliorare l’organizzazione dei progetti che seguo, assegno un’area di lavoro ad ogni cliente.

Che sia un cartella localizzata nel computer oppure una cartella creata su Google Drive, è al suo interno che inserisco tutti i documenti legati al cliente.

Creare delle regole e non infrangerle

Se hai avuto modo di leggere i miei articoli o scaricare le mie risorse gratuite saprai che, uno degli insegnamenti chiave appreso negli anni, è stato quello di creare delle regole tutte mie e di cercare in tutti i modi di non infrangerle.

Come freelancer potresti ricevere richieste in qualunque orario ed in qualunque canale. Quando parlo di richieste mi riferisco a telefonate, messaggi su WhatsApp, messaggi su Telegram, call improvvise su Skype, email urgentissime quasi da “fine del mondo”.

Ti piacerebbe essere raggiungibile, manco fossi l’unico medico chirurgo nel raggio di 200 km, a qualunque ora e da qualunque canale? Io credo proprio di no.

Non tutti hanno un metodo di lavoro e, non avendolo, non tengono in considerazione la vita personale e lavorativa degli altri. Ecco perché potresti ricevere richieste all’ora di pranzo, piuttosto che alle 18 di un Venerdì qualunque.

Riappropriati della tua vita lavorativa in questo modo:

  • Quali sono gli orari ed i giorni in cui ti dedichi al lavoro?
  • Quali sono i canali in cui desideri essere contattatə?
  • Con quali tipi di clienti non lavoreresti mai?
  • Con quali tipi di clienti vorresti lavorare?

Sono poche, ma fondamentali, regole per organizzare al meglio il tuo lavoro da freelancer.

Quali di queste strategie o strumenti stai già utilizzando oppure quali di questi utilizzerai da ora in poi? Fammelo sapere nei commenti.