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Come gestire il tempo tra vita e business digitale

Business digitale

Pianificazione del tempo

Il 2019 per me è stato l’anno della svolta nell’organizzazione delle mie giornate. Essere freelancer significa fare i conti con il tempo che incalza e che non smette mai di scorrere. Chi sta dietro al monitor di un computer spesso perde l’orientamento del tempo, non si rende conto di quanto tempo sia trascorso: “Ho iniziato a lavorare alle ore 16:00 e adesso sono le 22:00. Come è possibile che sia passato tutto questo tempo?“.

Chi lavora al computer, ed esempio è un web designer od un web developer, lo sa benissimo che è molto facile non avere cognizione del tempo, soprattutto se il nostro lavoro è anche una nostra grande passione.

Quello che mi sono imposta assolutamente, prima di qualunque cosa, è di pianificare la mia giornata in generale: quindi dal lavoro alla vita privata.

Per prima cosa bisogna imporsi dei limiti.

Quante ore pensi che sia giusto lavorare? Cosa stai perdendo nella tua vita a causa della tua disorganizzazione nella gestione del tempo?

Beh io stavo perdendo tanto: tempo, salute.

Perdevo tempo prezioso perché non avendo organizzato bene il lavoro (suddividendolo in task e fissando dei promemoria con cadenza oraria) non sapevo dove stavo andando, quanto tempo ci stavo impiegando e soprattutto in tempo avrei terminato. Nel frattempo perdevo “salute” nel senso che la mia mente era sempre stanca anche se a fine giornata non avevo conluso tutto il lavoro che mi ero prefissata ed occhi che ci vedevano a palline.

Per questo motivo ho deciso di agire.

In realtà la pianificazione è un’attività semplice da fare una volta che si conoscono gli obiettivi.

Quali strumenti utilizzare per organizzare il tempo

Io dico no alla vecchia agenda cartacea che comunque ho acquistato anche quest’anno, ma che utilizzo per prendere appunti sui clienti.

Dico no al cartaceo semplicemente per il motivo che ho bisogno di avere sempre a portata di mano la mia agenda, la mia lista delle cose da fare, la mia lista della spesa, le mie task da flaggare.

Un calendario od un’agenda digitale ti danno la possibilità di vedere, in qualunque momento, quali sono le attività che hai segnato ad una certa ora di un certo giorno.

Per me è fondamentale tenere sotto mano la mia agenda digitale perché in qualunque ora della giornata posso verificare che io non stia perdendo tempo inutile o che non stia dimenticando di fare qualcosa che avevo pianificato (che poi si tradurrà in procrastinazione, perché non lo faccio oggi, non lo farò domani e mi ritroverò dopo una settimana a dover far tutto in una volta).

Google Calendar – App per pianificare le giornate

Il primo strumento di cui mi avvalgo e di cui non riesco più a separarmi è Google Calendar. Si tratta di un’applicazione facente parte della Suite di Google, utilizzabile in maniera gratuita, abbastanza personalizzabile e soprattutto che può essere sincronizzato con altre importanti app.

É un’agenda su cui scrivere i propri impegni, un calendario dove visualizzare date importanti e festività, uno strumento che ti aiuta a pianificare la tua giornata (non solo lavorativa).

Pianificazione del tempo con Google Calendar
Esempio di un come pianificare la settimana con Google Calendar

La mia giornata lavorativa inizia alle ore 8:00, posso svegliarmi alle 7 così come alle 8, ma so che alle 8 dovrò essere davanti al pc, sia che abbia eseguito la mia morning routine sia che non abbia nemmeno fatto colazione. Alle 8 puntuale accendo il pc, al limite faccio una colazione veloce dalla mia postazione. Il giorno dopo, o forse quello dopo ancora, mi alzerò 10 minuti prima e farò tutto con calma.

Essere puntuali ed essere operativi già dalle 8 del mattino non lo fai perché sei come un dipendente che deve timbrare il cartellino e che ha degli orari precisi, lo fai per darti delle regole.

Siamo freelancer, non abbiamo orari precisi, possiamo gestirci il tempo come vogliamo. Abbiamo degli obiettivi da raggiugnere, dei lavori da portare a termine (magari anche entro un limite di tempo), ed allo stesso tempo dobbiamo darci delle regole, dobbiamo rispettare gli orari che ci siamo prefissi e tutta la pianificazione del tempo su cui abbiamo lavorato. Rispettando le nostre stesse regole, rispettiamo noi stessi.

Su Google Calendar puoi pianificare il tuo tempo suddividendo le tue giornate in piccoli eventi. Quello che faccio io è di utilizzare il tempo in blocchi della durata di almeno un’ora.

Il primo blocco (evento) che ho creato dura 4 ore ed è dedicato al mio lavoro da freelancer. Subito dopo dedico un’ora al pranzo (ho già stilato una lista sommaria di cosa mangiare a pranzo e a cena durante la settimana). Ho deciso di tenere due ore di assoluta libertà dopo pranzo, così da poter fare delle attività a piacere come guardare la tv sul divano, fare quella chiamata importante, accendere la lavatrice, giocare alla play station, insomma fare quello che più mi aggrada o mi serve fare, e farlo solo in quelle 2 ore. Ho poi creato un blocco per la lettura di un libro che talvolta non rispetto intenzionalmente perché poi leggerò la sera prima della nanna. Nel pomeriggio inoltrato ritorno a lavorare se ho ancora delle task giornaliere da depennare, se no anticipo i 2 blocchi successivi che sono un’ora di studio (studio di inglese, studio di un corso online, studio di qualunque cosa che mi interessa) ed un’ora di progetti personali su cui sto lavorando.

Questi blocchi si ripetono automaticamente dal Lunedì al Venerdì, mentre come puoi vedere dall’immagine ho toltamente oscurato il fine settimana (Sabato e Domenica) perché non ho alcun vincolo, nessun blocco, niente da fare con regolarità. Prendo il fine settimana per ricaricare le pile, riacquisire energia e staccarmi totalmente dal lavoro (non guardo le mail di lavoro, non visualizzo i dati analitici, non faccio nulla di nulla). Questo in teroia, perché alcune volte devo ritagliarmi due orette il Sabato mattina per delle questioni urgenti di lavoro.

Asana – App per pianificare e taskare

Nel “mio immaginario collettivo” il termine taskare significa creare una task, ovvero avere una checklist suddivisa in macro aree che racchiudono singolarmente diversi obiettivi.

Per creare delle task utilizzo l’applicazione di Asana che ti permette di creare:

  • Workspace: spazi di lavoro. Io utilizzo un workspace per cose personali (quali libri leggere, lista dei miei goals annuali, argomenti su cui desidero formarmi), un workspace per i progetti personali (blog, corsi, siti web di mia proprietà) ed un workspace per i lavori da svolgere per conto di clienti.
  • Progetti: in ogni workspace è possibile creare dei progetti. Quindi se devo lavorare sul mio blog, il nome del progetto sarà “Blog personale”.
  • Sezioni e task: sotto ogni progetto puoi inserire tutte le task che desideri e, volendo, le puoi categorizzare sotto delle sezioni.

La cosa figa di Asana è che puoi assegnare una data ad ogni task ed impostare una data di scadenza anche al singolo progetto.

Esempio di un progetto su Asana

Se lavori in team potrebbe esserti utile la funzionalità “assegna” con la quale assegni una singola task od un intero progetto ad altri collaboratori. Questi ultimi possono anche inserire un commento e flaggare le task che gli sono state assegnate. In questo modo il lavoro diventa tutto più semplice perché sai che ogni singolo obiettivo è stato assegnato e raggiunto nella data prestabilita, riducendo così lo scambio di email, messaggi, telefonate.

Asana ti semplifica il lavoro e, più in generale, la vita.

Un’altra funzionalità bomba, di cui la sua scoperta per me è stata importantissima, è l’integrazione del calendario Asana con Google Calendar. L’integrazione va fatta manualmente copiando-incollando l’url del calendario di un progetto su Google Calendar e decidi tu quale calendario del progetto integrare.

Per esempio ho creato il progetto “Restyiling sito X” ed ogni giorno su Google Calendar posso vedere le task di quel progetto. Mi serve solo come promemoria veloce, poi con calma vado su Asana e depenno la task dalla lista delle cose da fare. Inizialmente potrebbe sembrare macchinoso, ma poi ti assicuro che dopo un po’ di tempo non potrai più farne a meno, specialmente se anche tu come me diventare una fanatica dell’organizzazione.

Come integrare il calendario di Asana con Google Calendar

Entra all’interno di un progetto Asana, in alto accanto al titolo del progetto clicca sulla freccetta in giù, seleziona “Export/Import” > Sync to calendar… e copia il link.

Accedi a Google Calendar, nel menu di sinistra clicca sul segno + accanto ad “Altri calendari” > Da URL … ed incolla l’url che hai precedentemente copiato su Asana e clicca sul bottone “Aggiungi calendario”.

Quando ritornerai nella home del calendario troverai il tuo progetto Asana nel menu a sinistra nell’elenco dei calendari e nel calendario giornaliero troverai tutte le task a cui avevi assegnato una data.

Sincronizzazione asana google calendar
Esempio sincronizzazione Asana con Google Calendar

Premesse:

  • Su Google Calendar troverai le task sopra i giorni e non nei blocchi delle ore.
  • La sincronizzazione è automatica ma non è istantanea, ciò significa che se vai a modificare/aggiungere una task al progetto, dovrai aspettare minuti/ore affinchè questa modifica sia visibile e sincronizzata su Google Calendar.

Checklist – App per creare una lista da depennare

Checklist è un’app veramente easy, intuitiva, tante belle cose, con qualche limite, ma che è molto più semplice da gestire quando hai bisogno di creare una cosa al volo.

Checklist – Esempio di una checklist

Per cosa utilizzo l’app Checklist?

Inizialmente la utilizzavo per qualunque checklist che avevo in mente. Ha una semplicità di utilizzo e di organizzazione che le altre app non hanno. Puoi creare tanti sotto livelli e flaggare anche i livelli e non solo le task.

Ad oggi la utilizzo per cose “futili” o per cose ultra veloci da appuntare e spuntare, ad esempio per la lista della spesa o per la lista dei luoghi che vorrei visitare.

Per un’organizzazione più professionale sicuramente la scelta ricade sull’utilizzo di Asana.

Organizzare un calendario settimanale

Dopo aver visto quali sono le app che ci vengono in aiuto, e come sincronizzarle tra di loro, vediamo come organizzare il calendario di una settimana tipo.

Ti può essere utile questa linea guida per iniziare a dare forma al tuo calendario digitale:

  • Quando ti svegli: a che ora inizia la tua giornata?
  • Ore di lavoro: di quante ore di lavoro necessiti?
  • Attività extra: cosa desideri fare periodicamente?

Calendario giornaliero di 12 ore

In un giorno abbiamo 24 ore a disposizione, da cui personalmente sottraggo almeno 8 ore di sonno e 4 ore serali, quindi generalmente il mio calendario giornaliero tipo è composto da 12 ore.

Esempio calendario settimanale

Come puoi vedere il mio calendario settimanale non comprende il Sabato e la Domenica, per cui ho scelto di disattivare la funzione che mostra il fine settimana su Google Calendar.

Questo è un esempio di blocchi dalla quale poter prendere spunto:

  • Il primo blocco della giornata è la Morning routine, si tratta di tutte quelle attività che fai ad inizio giornata e che ti fanno stare meglio: meditare, prendere una tisana rilassante o semplicemente fare colazione con calma e passare 5 minuti da soli prima che tutti in casa si sveglino.
  • Noi siamo dei lavoratori freelance, quindi non abbiamo obblighi d’orario, ma possiamo e dobbiamo organizzare la nostra giornata lavorativa. Quindi nell’esempio ho inserito due blocchi con la prima e la seconda sezione di lavoro.
  • Tra una sezione e l’altra di lavoro ho creato un blocco riservato al pranzo.
  • Idealmente ho inserito un blocco di un’ora per la palestra che potrebbe essere anche relativo ad un po’ di attività fisica all’interno della propria abitazione.
  • E per finire un’ora da dedicare a qualunque progetto personale si voglia seguire. Per esempio alla scrittura di un blog o alla creazione di video o magari ad un corso di fotografia.

Blocchi di spazi nel calendario

Nell’esempio del calendario settimanale avrai notato che ci sono dei blocchi completamente vuoti… ahhhh non ti sembra di poter respirare?

Quando crei un calendario settimanale devi lasciar liberi degli spazi per due motivi fondamentali:

  • Flessibilità: essendo dei freelancer (e mi riferisco più a coloro che lavorano da casa) potremmo avere degli imprevisti (tipo che si rompe la lavatrice e si allaga la casa) ed aver bisogno di spostare/recuperare i nostri impegni in altre ore della giornata. Se riempi tutti gli spazi, quando mai riuscirai a recuperare?
  • Saturazione: se riempi a tappo tutte le ore del tuo calendario giornaliero, saturerai la tua giornata ed arriverai al punto di sentire una forte oppressione e di rincorrere il tempo senza la possibilità di staccare un attimo.

Come pianificare il calendario

Il mio calendario settimanale di base si ripete in automatico di settimana in settimana, senza alcuna variazione. Devo semplicemente incasellare tutte le attività al suo interno. E per fare ciò ho bisogno di quantificare le ore di cui ho bisogno per concludere un’attività.

Lo schema da seguire è il seguente:

  1. Suddividi in piccole task la tua attività
  2. Crea un progetto su Asana e riporta tutte le task con date di scadenza
  3. Sincronizza il progetto con Google Calendar

Le prime due ore della mia attività lavorativa vengono sfruttate per lavori più urgenti ma allo stesso tempo più impegnativi.

Hai presente quel lavoro che devi fare per forza e che vorresti rimandare perché al solo pensiero di svolgerlo, vorresti sparire dalla circolazione? Insomma dai, quell’attività rognosa che ti fa dire “chi me lo ha fatto fare”?

Bene. Fai finta di essere un robottino, siediti e fai quel lavoro come prima cosa.

Dopo ti assicuro che ti sentirai più rilassato e con nmeno fiato sul collo.

Quando pianificare tutte le attività

Ogni fine settimana controllo tutte le attività della settimana successiva e verifico anche di aver completato tutte le attività della settimana conclusa.

Come faccio a capire quante ore necessito per terminare un’attività?

Creo un progetto su Asana e scrivo tutte le task da fare per poter portare a termire il progetto. Esempio molto semplice:

  • Registro il dominio ed acquisto un pacchetto hosting
  • Installo WordPress
  • Installo e configuro un tema
  • Creo il menu
  • Configuro il footer
  • Creo le categorie
  • Pubblico il mio primo articolo

Dando un’occhiata a tutte le task che mi servono per completare il progetto, posso ipotizzare quanto tempo impiego per ognuna task e vado ad assegnare una data ad ognuna di essa. Facendo finta di impiegare due ore per ogni task, potrei inserire una task al giorno.

Quindi delle 6 ore totali lavorative che avevo ipotizzato nel calendario giornaliero, 2 ore le impiego per questa singola attività e ne rimangono altre 4.

Dopo aver pianificato tutte le attività, e soprattutto quantificato le ore che ci vogliono per completarle, possiamo assegnare le date e sincronizzare il calendario con Google Calendar.

Perché pianificare il tuo tempo

Conoscono molto bene la sensazione di quando hai una giornata lavorativa piena, tanto piena, così piena che a fine giornata arrivi esausta.

Ti guardi indietro ed eppure non hai concluso tutto quello che avresti dovuto fare. In questo caso ci possono essere due motivi: hai sottostimato il tempo necessario per concludere quelle attività oppure non hai organizzato la tua giornata facendoti trasportare dall’incalzare delle ore.

Come ti senti quando sei disorganizzato

  • Mi sento insoddisfatto
  • Non riesco a concludere niente
  • Non ci riuscirò mai più
  • Ho addosso un grande senso di insoddisfazione

Questi sono almeno 4 dei sentimenti che provano le persone disorganizzate. Quando non sappiano precisamente cosa faremo durante la giornata, rischiamo di passare da un’attività all’altra senza rendercene conto.

Un minuto prima stiamo lavorando al progetto X, poi ad un certo punto abbiamo la brillante idea di aprire le mail e

Quali sono i PRO di una gestione del tempo?

  1. Sei più organizzato
  2. Lavori meglio
  3. Impieghi meno tempo

Sei hai già organizzato la tua attività lavorativa e sai esattamente quali obiettivi devi raggiungere ogni giorno, se hai già pianificato cosa mangiare a pranzo ed a cena per tutta la settimana e quindi hai già creato la lista della spesa, se hai già segnato a calendario tutte le attività personali e sei riuscito ad incasellare tutto ed hai anche lasciato un bel po’ di spazio tra un blocco ed un altro, allora rilassati, sei già a metà dell’opera.

Come evitare di perdere tempo: silenzia le app

Ti elenco tutte le cose che secondo me fanno perdere tempo:

  • Social network
  • Email con urgenze e fine del mondo
  • Chiamate urgenti e fine del mondo
  • Notifiche continue su WhatsApp

Spegni i social

DISATTIVA le notifiche dal computer!!!

Hai già le notifiche sullo smartphone, che ti importa di sapere che oggi la tua amica fa il compleanno, che il tuo amico ha appena pubblicato un video o che il tuo cantante preferito ha appena registrato un singolo? Queste cose puoi farle benissimo durante le ore di pausa.

Facebook ti notifica che il tuo amico ha pubblicato un post, Pinterest ti notifica i 10 pin che non dovresti perdere, Linkedin ti continua a ripetere che il tuo profilo è stato visitato da 10 persone e poi ci entri e sono sempre le stesse 10 persone di un mese fa, Instagram ti fa perdere un’ora solo per vedere tutti i posti spettacolari dove gli altri sono e dove non sei tu.

Quanto tempo passi sui social? Assai, chiudili pure durante lo svolgimento del tuo lavoro (a meno che tu sia un Social Media Manager…).

Arresta le email

Pianifica quando controllare le email. Decidi per esempio di controllarle dopo aver fatto colazione e dopo pranzo.

Se tieni aperto Gmail o Thunderbird e continui a ricevere email del tipo che nell’oggetto contengono queste parole “urgente”, “subito”, “importante”, “prioritario”, non riuscirai mai a completare il lavoro che stai facendo e ti ritroverai a rimandare, per poi tardare, per poi non concludere le task della giornata.

Cosa ci sarà mai di così tanto urgente da dover smettere quello che già stai facendo?!

Io direi anche: NO alla sincronizzazione delle email sullo smartphone. Decidi tu quando scaricarle.

Chiamate su appuntamento

Se tutti i miei clienti decidessero di chiamarmi uno dietro l’altro durante la mattinata, sai cosa succederebbe?

Io lo so 😐

Una mattina (e non una sola a dirla tutta) ho ricevuto 4 chiamate da clienti diversi. Ognuno voleva la sua attenzione. Ognuno di loro voleva consultarsi con me su una determinata cosa, volevano che apportassi delle modifiche, volevano parlarmi di un nuovo progetto.

Ecco cosa è successo: il mio cervello stava andando in fumo (a proposito, utilizza sempre le cuffie e non stare per ore con il cellulare appoggiato all’orecchio), ho perso un’intera mattinata dietro a richieste nemmeno urgenti e che semplicemente potevano espormi tramite email, non ho concluso un bel niente.

Siamo freelancer, non fancazzisti che hanno tempo da perdere.

Per ovviare a tutto ciò:

Rispondi a chiamate su appuntamento specificando serenamente che hai molto lavoro da svolgere e che hai più clienti con cui collaborare.

Metti il silenzioso al cellulare quando stai facendo un lavoro delicato, dove non puoi permetterti di deconcentrarti. E metti il silenzioso durante la pausa pranzo e le tue attività personali.

Whatsapp sul pc: perché?

Perché mai dovresti installare whatsapp sul tuo computer? Sei masochista allora!

Whatsapp è nato e viene utilizzato per comunicare velocemente tramite messaggi e talvolta dei vocali.

Che senso ha essere raggiungibili in qualunque momento in qualunque posto da chiunque?

Per me whatsapp non è un’app da utilizzare per questioni professionali, ma è da adibire al privato. Oggi whatsapp, domani ti chiederanno di raggiungerli su Telegram, poi ti inveranno dei messaggi su Messenger e nel frattempo non ti ricorderai più dove hai messo le info che ti servono.

Scegli sin da subito i canali da utilizzare per farti raggiungere dai tuoi clienti. Skype e email sono i miei.

Resoconto della pianificazione

  1. Seleziona le tue attività settimanalmente
  2. Segna le tue task giornaliere sul calendario
  3. Tieni dello spazio libero durante la giornata
  4. Mantieni i tuoi obiettivi

Sei riuscito a pianificare il tuo tempo, vorresti informazioni aggiuntive sulle app che ti ho citato oppure vorresti dire semplicemente la tua opinione? Lasciami un commento od inviami una mail privata 😉

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