Lo ammetto: quando ho aperto la partita iva ed ho inziato la mia vita da freelance non ero organizzata nel modo giusto.
Mille foglietti e fogliettini dove appuntare idee, task (mica allora sapevo cosa fossero le task!) e tabelle di ogni genere. Avevo però un’agenda cartacea dove appuntavo le scadenze di alcuni progetti.
Sono stata sempre un’amante dell’organizzazione e della pianificazione, però mi sono accorta di non utilizzare gli strumenti giusti.
Io, poi, sono una multipotenziale; la mia mente è un turbinio di idee che spuntano fuori alla velocità della luce ed avevo proprio bisogno di pochi, ma buoni, strumenti per gestire i progetti nel miglior dei modi.
Ti ritrovi in queste parole? Anche tu hai dei momenti di caos dove sai esattamente in cosa consiste il progetto che devi portare a termine ma non sai da dove iniziare?
Non è che, guarda caso, pure tu senti di fare mille cose al giorno e poi alla fine non concludi una cippa? Con lo strumento per la gestione dei progetti avrai sempre sottocchio un calendario con tutte le task da fare e completate, così inizierai a capire esattamente dove hai utilizzato il tuo tempo.
Anche tu foglietti, post it, quaderno degli appunti, agenda, quaderno idee, quaderno progetti e quaderno per chissà quali altre cose?
E se ti dicessi che puoi organizzare il tuo lavoro in un unico posto senza diventar mattə?
P.S. ho scritto un articolo sulla gestione del tempo con strumenti per gestire la propria vita professionale e personale, e consigli su come ottimizzare il tempo. Leggilo pure appena finisci di leggere questo sulla gestione dei progetti.
Un unico strumento per la gestione dei progetti: Asana
Lo strumento di cui ti parlo ormai da diversi paragrafi è Asana. Si tratta di un’applicazione disponibile sia nel desktop tramite browser che tramite APP su Android e iOS nei dispositivi mobile.
Il succo della storia è che con Asana organizzi i tuoi progetti e, in generale, il tuo business digitale in maniera professionale.
Con Asana dì addio a:
- foglietti sulla scrivania che si infilano sotto i libri per poi magicamente sparire;
- agende cartacee dove appuntare scadenze che poi non ritrovi più;
- task inviate per email che si perdono e poi nessuno le completa.
Tipi di progetti da organizzare con Asana
Con Asana puoi realmente organizzare tutti i progetti del tuo business. Sì, esistono altri tools simili, ma quest’app ha il potere di essere semplice e completa allo stesso tempo.
Utilizzo Asana veramente per tutto, ecco alcuni esempi ed idee da cui lasciarti ispirare:
- Checklist: ideale per quegli steps uguali da ripetere in ogni lavoro;
- Piano editoriale: per progettare i contenuti del blog e dei profili social;
- Calendario editoriale: per pianificare la pubblicazione dei contenuti sul blog e sui social network;
- Road map: per delineare le tappe da raggiungere in un determinato lasso di tempo (es. il rilascio di nuove funzionalità);
- Raccoglitore di idee: per riunire in un unico posto tutte le idee sul tuo progetto che ti vengono in mente durante la giornata;
Per gestire i tuoi progetti con Asana scegli tra la vista “list” o la vista “board”. Io spesso e volentieri utilizzo la visualizzazione a lista perché mi piace avere un elenco di task a cascata, da selezionare e completare una dopo l’altra.
Vista “list” di Asana 
Vista “board” di Asana
Come organizzare un progetto attraverso le task
Asana è un vero strumento per la gestione dei progetti legati al tuo business digitale. Crea una semplice to-do-list od un vero e proprio piano di azione.
Ogni progetto può avere una data di scadenza ed un brief iniziale dove scrivere un’introduzione. All’interno dei progetti ci sono delle task a cui è possibile associare un testo, una data di scadenza, aggiungere dei commenti e caricare file esterni. Ogni task può essere assegnata ad altre persone, funzione molto utile quando stai collaborando con un team di professionisti.
Una task deve corrispondere ad una piccola azione da compiere per raggiungere un determinato obiettivo. Ecco che le mie singole task non durano mai più di un’ora.
Se alle tue task associ sin da subito una tempistica, riuscirai ad organizzare bene il tuo calendario giornaliero. Se durante la tua giornata puoi dedicare al tuo progetto soltanto 3 ore e le tue task durano un’ora, va da sè che potrai eseguire un massimo di 3 task al giorno. Chiaro, no?
Esempio progetto calendario editoriale
Suddividi il progetto in sezioni. Per esempio sei stai creando un calendario editoriale potresti suddividere il progetto in categorie. In questo caso le categorie sarebbero le sezioni.
Ad ogni sezione aggiungi delle task. Le task corrispondono alle singole azione da compiere. Sempre nel caso di un calendario editoriale, una task potrebbe corrispondere alla pubblicazione di un preciso articolo. Questa task avrà una data di scadenza che corrisponderà alla data di pubblicazione sul tuo blog.
Una volta che avrai inserito tutte le task, potrai consultare la lista in formato “calendario”.
Esempio progetto ebook
Adesso poniamo il caso che tu abbia finalmente deciso di scrivere quel libro che avevi in mente sin da quando eri ancora in fasce. (A proposito, congratulazioni!)
Dividi il progetto in sezioni corrispondenti ai capitoli. Ogni sezione/capitolo conterrà i sottocapitoli/task.
Asana per il tuo business
Asana è quello strumento che ti segue ovunque e che ti aiuta a progettare efficacemente i tuoi progetti. Metti caso che sei fuori e ti viene un lampo di genio, puoi aprire l’APP dal tuo smartphone e trascrivere tutte le idee in un unico posto, senza rischiare di perderti qualcosa.
È a tutti gli effenti uno strumento per il project management con la peculiarità di essere così semplice da poter essere utilizzato sia da freelance per organizzare il loro lavoro giornaliero che da aziende per scalare un business.
Conoscevi già Asana? Se è sì, per cosa lo utilizzi?
